Publicidad del Registro Civil

Publicidad del Registro Civil

Certificados o certificaciones

El Encargado y, por su delegación, el Secretario son los únicos funcionarios que pueden certificar de los asientos del Registro. Están, además, obligados a informar a los interesados para facilitarles la publicidad registral.

El interés en conocer los asientos se presume en quien solicita la certificación.

La manifestación y examen de los libros tendrá lugar a la hora más conveniente para el servicio y bajo la vigilancia del Encargado.

Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 21, las Autoridades y funcionarios, cuando lo exijan los asuntos de su respectiva función, y con indicación de los mismos, pueden conocer, por examen directo, certificación o nota simple informativa, el contenido de cualquier asiento o documento del Registro, salvo los correspondientes al libro de Matrimonios Secretos.

Interesada de oficio, certificación o nota simple, sobre más de un folio registrar, el Encargado puede optar por la manifestación de Libros, excepto que otra cosa se imponga por Ley o Decreto o por la Dirección General. En estos últimos casos, podrá comprenderse en una sola certificación el contenido de diferentes folios.

Los Encargados comunicarán a los órganos oficiales, sin necesidad de petición especial, los datos exigidos por Ley, Real Decreto o por la Dirección General.

Igualmente remitirán al Instituto Nacional de estadística, a través de sus Delegaciones, y a los servicios de Estadística Municipal los boletines sobre nacimientos, abortos, matrimonios, defunciones u otros hechos inscribibles.

Los órganos competentes suministrarán, antes de que los hechos se hagan constar en el Registro, los impresos de boletines redactados de acuerdo con la Dirección General. Serán extendidas por el promotor o titular del asiento, Médico, Sanitario o Encargado, según prescriba el modelo y el Encargado consignará en ellos con el sello del Registro el tomo, página y fecha de la inscripción, y en los de abortos, los números del legajo correspondiente. No se consignarán en los boletines datos de identidad de los particulares afectados por los hechos, para cuya publicidad se requiere autorización especial.

No se dará publicidad sin autorización especial:

• 1.º  De la filiación adoptiva o desconocida o de circunstancias que descubran tal carácter y del cambio del apellido Expósito u otros análogos o inconvenientes.
• 2.º De la rectificación del sexo.
• 3.º De las causas de privación o suspensión de la patria potestad.
• 4.º De los documentos archivados, en cuanto a los extremos citados en los números anteriores o a circunstancias deshonrosas o que estén incorporados en expediente que tenga carácter reservado.
• 5.º Del legajo de abortos.
• 6.º De los cambios de apellido autorizados conforme a lo previsto en el párrafo tercero del artículo 208 de este Reglamento.

La autorización se concederá por el Juez Encargado y sólo a quienes justifiquen interés legítimo y razón fundada para pedirla. La certificación expresará el nombre del solicitante, los solos efectos para que se libra y la autorización expresa del Encargado. Este, en el registro directamente a su cargo, expedirá por sí mismo la certificación.

No obstante, no requieren autorización especial para obtener certificación:

• 1.º Respecto de los extremos a que se refiere el número primero del artículo anterior, el propio inscrito o sus ascendientes, descendientes o herederos. Respecto de la adopción plena, el adoptante o el adoptado mayor de edad, y respecto de la simple, además, los herederos, ascendientes y descendientes de uno y otro.
• 2.º Respecto de la rectificación del sexo, el propio inscrito.
• 3.º Respecto de las causas de privación o suspensión de la patria potestad, el sujeto a ésta o sus ascendientes o descendientes o herederos.
• 4.º Respecto de los documentos archivados, las personas antes referidas en los distintos supuestos, y cuando se trate de resolución notificada, el destinatario de la notificación.
• 5.º Respecto del legajo de abortos, los padres.
• 6.º Respecto de los cambios de apellido autorizados conforme a lo previsto en el párrafo tercero del artícu­lo 208, únicamente la persona inscrita.

Tampoco requieren autorización los que tienen bajo su guarda las personas antes referidas y los apoderados especialmente por aquéllos o estas. Aunque el apoderamientos escrito o la guarda no consten fehacientemente, el Encargado discrecionalmente podrá estimarlos acreditados.

En la certificación se expresará, en todos los supuestos de este articulo, el nombre del solicitante.

Para obtener certificaciones no es necesaria solicitud por escrito, excepto:

• 1.º Si la busca ha de exceder de dos años.
• 2.º Para las que requieran autorización previa.
• 3.º Para las negativas, que necesariamente se referirán al tiempo expresamente indicado por el solicitante.
• 4.º Cuando se pretenda que, en su caso, se formalice resolución denegatoria.
• 5.º Cuando le presente en oficina distinta de la que ha de librar la certificación.

La solicitud contendrá los datos necesarios para la busca.

Las certificaciones que se soliciten con urgencia se expedirán o denegarán en veinticuatro horas.

Denegada la certificación, se expedirá nota simple o, si se hubiere solicitado, se formalizará resolución denegatoria, con referencia en una y otra a la solicitud, indicando su fecha y peticionario. La nota o resolución será motivada en tanto no revele dato alguno de que no pueda certificarse y, en su caso, expresará, en fórmula general, que sólo pueden solicitar certificación las personas señaladas por las disposiciones vigentes. Entablado recurso contra la resolución, el Encargado elevará informe reservado sobre los motivos de la denegación.

Las certificaciones se extenderán sin dejar espacio para transcripciones marginales. Los asientos marginales se transcribirán a continuación del texto, antes de la fecha y firma.

Cabe certificar sobre copias de los asientos, obtenidas por fotografía o procedimientos análogos del modo que autorice la Dirección General.

En las certificaciones constarán:

• 1.º El Registro, con indicación en los Municipales, del término y provincia, y en los Consulares, de la población y Estado.
• 2.º Las menciones de identidad del inscrito que aparezcan en la inscripción principal.
• 3.º La página y tomo del asiento, o al folio y legajo correspondiente.
• 4.º Las demás circunstancias exigidas.
• 5.º La fecha, el nombre y firma del Encargado o del Secretario que certifique, y sello de la oficina.

Los defectos o lagunas del asiento se harán constar en caracteres destacados por el subrayado o diverso color o tipo de letra.

Las certificaciones pueden ser positivas o negativas, y de asientos o de documentos archivados.

Las positivas de asientos pueden ser literales o en extracto.

Las literales comprenden íntegramente los asientos a que se refieren, con indicación de las firmas.

Las certificaciones en extracto u ordinarias, contienen los datos de que especialmente hace fe la inscripción correspondiente, según resulte de las inscripciones ulteriores modificativas, sin expresión de éstas, y, también, las notas marginales de referencia a las inscripciones o anotaciones de matrimonio, tutela, representación o defunción del nacido o a la de nacimiento.

La certificación en extracto de nacimiento ordinaria no da fe de la filiación: expresará la fecha y lugar de nacimiento, sin precisar hora y sitio, y entre las menciones de identidad referirá los nombres propios de los padres, reales o figurados, que aparezcan en la inscripción. Tratándose de adoptados, mencionará únicamente el nombre del padre y madre cuyos apellidos ostentan en primer lugar.

Esta certificación declarará que sólo da fe del hecho, fecha y lugar del nacimiento y del sexo del inscrito.

En la certificación literal de nacimiento se hará constar que se expide para los asuntos en los que sea necesario probar la filiación, sin que sea admisible a otros efectos.

Las certificaciones no requieren legalización para surtir sus efectos ante cualquier órgano, sin perjuicio de las diligencias de comprobación que éste estime oportuno realizar en caso de duda fundada.

Las certificaciones referirán, literalmente o en extracto, según su clase, las anotaciones del mismo folio, en cuanto se relacionan con el hecho de que se certifica.

Las certificaciones positivas de documentos podrán ser totales o de particulares y, unas y otras, literales, en relación o mixtas. En la de particulares se hará constar que «en lo omitido no hay nada que amplíe, restrinja o modifique lo inserto», y si lo hay, se hará, necesariamente, relación de ello en la certificación.

Las certificaciones de documentos podrán hacer referencia a extremos concretos contenidos en un expediente terminado o en tramitación.

Las negativas de asientos o documentos archivados harán referencia, según lo solicitado, a un tiempo determinado o al transcurrido desde el establecimiento del Registro respectivo.

De lo mismo que puede certificarse se dará, sin garantía, nota simple informativa a quien la solicite.

Certificados de nacimiento, matrimonio y defunción

Certificado de nacimiento:

El certificado de nacimiento es el documento oficial que expide el Registro Civil correspondiente, que da fe del hecho del nacimiento, la fecha en que ocurrió, el sexo del nacido, los datos de filiación y la hora y lugar donde se produjo el mismo.

El nacimiento se inscribe en el Registro del lugar en que ocurre, si bien, la Ley contempla una serie de especialidades para la inscripción de nacimientos acaecidos en lugares desconocidos o en el curso de viajes.

Los nacimiento que se produzcan en España, siempre que la inscripción sea solicitada dentro del plazo legalmente establecido, podrán inscribirse en el Registro correspondiente al domicilio de los padres. En este caso, y a todos los efectos, se considerará que el lugar de nacimiento del inscrito es el municipio en el que se ha practicado la inscripción.

>>> Solicitar Certificado de nacimiento

Certificado de matrimonio:

El certificado de es un documento es un documento o título oficial que acredita o da fe de la realización del acto matrimonial.

Es expedido por el encargado del Registro Civil o Consultar correspondiente, o por delegación del Secretario Judicial, pudiéndolo solicitar cuantas veces sea necesario.

Las solicitudes de Certificados de matrimonio la puede realizar cualquier ciudadano interesado, salvo cuando se den las excepciones impuesta por Ley, que implican de autorización especial para que se dé la publicidad registral.

Tipos de Certificados de matrimonio:

• Certificado positivo

El Certificado positivo de matrimonio es un extracto de los datos contenidos en el Registro Civil en relación a la celebración de un matrimonio, así como de la identidad de los contrayentes.

Debido a que es un resumen, no aparecerán en el extracto algunos datos, pero salen los suficientes como para este Certificado tenga validez para la realización de cualquier trámite para el que se solicite.

También puede solicitar un Certificado Literal, que es una copia literal de la inscripción de matrimonio que contiene todos aquellos datos en relación a la celebración del matrimonio.

Algunos de esos datos son la identidad de los contrayentes, régimen económico matrimonial, separación, nulidad o divorcio y cualquier otra anotación marginal que se hubiera practicado en la inscripción del matrimonio.

• Certificado negativo

El Certificado Negativo de Matrimonio se utiliza para acreditar que un matrimonio no está inscrito en el Registro Civil.

Se debe utilizar cuando por cualquier razón el matrimonio entre dos personas no consta para el Registro Civil o Consular correspondiente.

• Certificado con Sello Electrónico

El Certificado con Sello Electrónico sirve para acreditar cualquier información que se contiene en los asientos registrales digitalizados de la base central de datos, siempre y cuando, estos asientos se hayan practicado después del 1 de enero de 1950 en los Registros Civiles Municipales o en el Registro Civil Central.

>>> Solicitar Certificado de matrimonio

Certificado de defunción:

El certificado de defunción es el documento oficial que acredita el fallecimiento de una persona.

También se denomina partida de defunción o acta de defunción.

Puede ser solicitado por cualquier ciudadano que así lo requiera y tenga un interés legítimo, salvo las excepciones legalmente previstas, que impiden que se dé publicidad sin autorización especial.

El Registro Civil competente es el de la localidad donde ocurrió el hecho, no existiendo un Registro Civil centralizado.

Solamente se expiden certificados de defunción de las persona fallecidas en España o cuya defunción haya sido inscrita en Consultados Españoles, con posterioridad a 1870.

>>> Solicitar Certificado de defunción

Certificado de fe de vida y estado:

El Certificado de fe de vida y estado es el documento que acredita que una persona está viva, así como su estado civil.

La vida, el estado de soltero, viudo o divorciado se acreditan por la correspondiente fe del Encargado del Registro Civil, tras la comparecencia del sujeto interesado.

La vida se acredita también por la comparecencia del sujeto o por acta notarial de presencia.

El estado de soltero, viudo, divorciado o separado, por declaración jurada o afirmación solemne del propio sujeto o por acta de notoriedad.

Para probar el vínculo matrimonial será suficiente el Certificado de Matrimonio, por lo que no se expedirá este Certificado.

Puede solicitarlo cualquier ciudadano que lo requiera.

Certificado de última voluntad:

El certificado de última voluntad es el documento que acredita si una persona ha otorgado testamento y ante qué Notario.

De esta forma, los herederos podrán dirigirse al Notario autorizante del último testamento y obtener una copia (autorizada) del mismo.

Este documento se precisa para la realización de cualquier acto sucesorio.

La solicitud no podrá presentarse hasta transcurrido quince días hábiles desde la fecha del fallecimiento.

El Libro de Familia

El Libro de Familia se abre con la certificación del matrimonio no secreto y contiene sucesivas hojas destinadas a certificar las indicaciones registrales sobre el régimen económico de la sociedad conyugal, el nacimiento de los hijos comunes y de los adoptados conjuntamente por ambos contrayentes, el fallecimiento de los cónyuges y la nulidad, divorcio o separación del matrimonio.

También se entregará Libro de Familia al progenitor o progenitores de un hijo no matrimonial y a la persona o personas que adopten a un menor. Se hará constar, en su caso, el matrimonio que posteriormente contraigan entre sí los titulares del Libro.

En el Libro se asentará con valor de certificaciones cualquier hecho que afecte a la patria potestad y la defunción de los hijos, si ocurre antes de la emancipación.

Los asientos-certificaciones son en extracto, sin transcripción de notas y en los de nacimientos no se expresará la clase de filiación. Pueden rectificarse en virtud de ulterior asiento-certificación.

El Libro de Familia se entregará a sus titulares, o a personas autorizadas por éstos, inmediatamente después de la inscripción del matrimonio en el Registro ordinario o, salvo que ya lo tuvieren, cuando se inscriba una filiación no matrimonial o una adopción.

Cuando la entrega del Libro tenga lugar por consecuencia de la inscripción de una adopción, habrá de cancelarse el asiento de nacimiento que figure en el anterior Libro de Familia expedido, en su caso, al progenitor a progenitores por naturaleza. Si en este Libro anterior consta únicamente ese asiento de nacimiento, dicho Libro será anulado.

La entrega del Libro, cualquiera que sea el tiempo en que tenga lugar, se hará constar siempre al margen de la correspondiente inscripción de matrimonio o, en defecto de éste, en cada una de las inscripciones de nacimiento.

Los cónyuges o el titular o titulares de la patria potestad tendrán siempre el Libro correspondiente. En caso de pérdida o deterioro, obtendrán del mismo Registro un duplicado, en el que se extenderán las certificaciones oportunas. En el duplicado se expresará que sustituye al primitivo y de su expedición se tomará nota en las inscripciones correspondientes del Registro.

El titular del Libro exigirá que en él se extiendan todas las certificaciones pertinentes inmediatamente de la inscripción. El Encargado del Registro velará, especialmente por el cumplimiento de esta obligación.

El Encargado facilitará gratuitamente, a los titulares del Libro, las hojas supletorias de los impresos necesarios del mismo tamaño y de papel común. Las hojas supletorias serán rubricadas por el Encargado y selladas con el de la oficina, y su número se expresará por diligencia al final de la última.